15 consejos sobre cómo elegir un buen Software| Asturias

como elegir un buen software en Asturias

En muchas ocasiones las empresas deben luchar con la pregunta de cómo seleccionar un software y no cuentan con la suficiente experiencia como para saber decidir correctamente.

En el caso de medianas o grandes empresas es positivo poder realizar un servicio de consultoría tecnológica de modo externo, además de realizar un análisis interno para averiguar exactamente cuáles son las necesidades y posibilidades futuras que se desean afrontar.

1 Cómo elegir el mejor software para mi empresa

Es positivo comenzar realizando un breve listado inicial donde se añadan todos los puntos a tener en cuenta en el proceso de elección del nuevo software.

La realidad es que para ciertas tareas (como la contabilidad empresarial) existen gran cantidad de alternativas y, en caso de no encontrar ningún sistema creado y ser necesario un programa personalizado, también se deberá realizar un profundo análisis de empresas de ingeniería de software que sean capaces de realizar un sistema acorde a los objetivos marcados.

2 ¿Por qué tener un software?

Productividad. La productividad es la mayor ventaja que debe aportar un software. Realizar tareas en las que se tardaban horas en unos pocos minutos, automatizar gestiones y labores sencillas o incluso difíciles, etc. Es posible gracias a la informática.

En conclusión, conseguir un modelo de transformación tecnológica que conlleve a una mayor eficacia, eficiencia y productividad en todas o algunas de las fases de negocio.

ventajas de un software a medida

3 Pero… ¿Qué hace un software?

Hemos de identificar con claridad cuáles van a ser los objetivos o metas que debe cubrir el nuevo programa y que ayudará a la gestión de procesos en la empresa.

Al fin y al cabo, un software o programa informático debe cubrir las necesidades de eficiencia en procesos de una empresa, ya sea en gestión contable, control empresarial, software de tpv, control de maquinarias y un largo listado de posibilidades.

4 Tiempo de implantación de un software

Se ha de tener en cuenta que el proceso de búsqueda, contacto con proveedores informáticos, elección, creación del software o implantación de un programa paquetizado, la migración de datos y toda la puesta en marcha, formación y adaptación de empleados, etc. Es algo que llevará su tiempo, aunque merecerá mucho la pena.

5 Buscar un software adecuado

Uno de los primeros pasos será realizar una investigación de necesidades concretas en los diferentes entornos y departamentos de la empresa ante la búsqueda de un programa o software conveniente.

Es importante a la hora de explorar esta primera fase ejecutar el análisis junto con todos los empleados de los diferentes procesos empresariales, especialmente con contacto con nuevas tecnologías y en formato interdepartamental, para saber cuáles son los procesos en los que son necesarias innovaciones a la hora de ejecutarlos de una manera más efectiva, rápida o incluso automatizada.

6 Compatibilidad de un programa

En el caso de que lo que estemos buscando sea un complemento específico para una parte de la gestión empresarial pero ya contamos con diferentes programas o software habilitados, se deberá tener en cuenta la compatibilidad de otro programa con los actuales.

7 Destacar los problemas importantes y mejoras clave

Una vez se determinen cuáles son las necesidades y mejoras que se precisan, será la hora de fijar realmente los problemas más importantes que deben ser solucionados, para que los trabajos con mayores necesidades queden cubiertos de una forma más simple. Para después analizar los cambios y mejoras que podrían realizarse en pequeños trabajos concretos.

cómo elegir un software para mi empresa

8  ¿Qué tipo de software necesito?

Primero se puede buscar entre los diferentes software disponibles en el mercado para ver si alguno de ellos cumple los requisitos de nuestros objetivos principales y decidir o no su contratación.

Se debe examinar con calma todas las características, mantenimiento, personalizaciones futuras, capacidad, etc. de los programas.

Una vez se obtenga un listado con los mejores software, se realizará un segundo análisis comparando entre los más adecuados (si existen) para llegar a la elección correcta.

9 Pedir una demo de software

Una demo, normalmente una demo online, es la forma de ver “in situ” todas las funcionalidades del programa que nos interesa. Para esta presentación, es recomendable, si es posible, que estén presentes las personas que van a utilizarlo o que van a realizar el trabajo diario en el programa, acompañados además de los gerentes.

En ocasiones se puede llegar a obtener una versión de prueba con fecha para que la empresa pueda tomar más fácilmente la decisión de si quedarse con ese software.

10 Fiabilidad o referencias del programa

Siempre es positivo preguntar por trabajos anteriores o pedir muestras de empresas que trabajan con el programa que nos interesa contratar, así, podemos asegurar que el software tiene la suficiente experiencia como para soportar y administrar perfectamente nuestro negocio.

Las referencias siempre son un buen punto de partida a la hora de comparar servicios o productos.

11 ¿Cómo comprar un software?

Ante la contratación de un software, pese a que existen más posibilidades, vamos a nombrar  principalmente tres:

  • Invertir un presupuesto en la creación de un software a medida y único. Normalmente es un proceso que requiere de una mayor inversión en costes pero, a medio-largo plazo, es la mejor opción para rentabilizar la inversión, conseguir un programa de mayor calidad, usabilidad y eficiencia en los procesos empresariales.
  • Alquilar un programa con posibilidad de personalización. Esta es sin duda una de las versiones más recomendadas, puesto que aúna la ventaja de aportar una menor cuantía con la posibilidad de obtener un programa más adaptado a las necesidades concretas del negocio.
  • Alquilar un software genérico. En este caso claramente lo que prima es el precio. Se tratan de paquetes de programas informáticos cerrados, sin opción a personalización, con lo que la empresa necesitará adaptarse a los procesos de los programas y no al revés, como realmente sería lo interesante.

12 Precio o inversión en software

Como hemos visto en el punto anterior, existen diferentes versiones con las que se puede obtener un software o un programa informático específico. La compra o el alquiler de un software deben verse siempre como una inversión y no como un gasto.

Hemos de pensar en estos sistemas como si fueran un “mega-trabajador” que ayudará a diferentes personas y departamentos de la empresa en grandes y pequeñas tareas, pudiendo aprender y resolver posibles problemas de la forma más eficaz.

mejor software para tu empresa

13 Fijarse en el largo plazo

En muchas ocasiones a la hora de ver el precio de un servicio nos fijamos en el coste inicial y perdemos de vista el foco hacia el largo plazo y luego llegan los problemas.

Es por esto que en ciertos momentos las empresas buscan crear un software personalizado que se adapte a su empresa y sea totalmente de su propiedad y no lleguen sobrecargos, eliminaciones o reestructuras que no sean de su agrado.

La mayoría de las veces la relación empresa-software es algo que durará años y es mejor plantearse todo correctamente en el momento de comenzar.

14 Actualizaciones de software

Hemos de tener en cuenta que la vida de un programa informático es como la de un trabajador, si no sigue formándose, ayudando en nuevos proyectos, avanzando, se queda obsoleto.

Por eso es bueno tener en cuenta que los sistemas informáticos deben ser actualizados cada cierto tiempo, lo cual pese a que normalmente incluya una partida en costes, traerá consigo nuevas funcionalidades, una disminución de vulnerabilidades, etc. O sea, una mejora en eficacia.

15 Conclusión

Esta es una parte fundamental para el desarrollo de cualquier empresa, ya sea un autónomo, una pequeña empresa o la mayor de las multinacionales. Por todo ello, debe realizarse esta búsqueda de una manera exhaustiva, puesto que es una decisión que marcará el devenir y gestión empresarial durante un largo tiempo.

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